Juntas de Trabajo Efectivas

Yo: ¿Si tuviste la junta con el equipo el día de hoy?

Marina: Claro, la tuvimos.

Yo: Muy bien me mandas por favor la minuta.

Marina: Ahorita la hago y te la mando.

Yo: ¿Cómo? ¿No la hicieron durante la reunión?

Marina: No, solo comentamos pero no la elaboramos.

Así o más frustrante, todos odiamos las juntas, al final del día es tiempo invertido, pero si a eso le sumas que no se anoten los acuerdos o no se genere un plan de trabajo, entonces ¿Para qué carambas hacer tanta junta?

Es increíble que en esta década se sigan teniendo tantísimas juntas al día para revisar varios temas, me pregunto si te agendan 5 juntas al día,  ¿a que hora se supone que te pongas a trabajar en lo que te corresponde? Es imposible que un empleado realice su trabajo si le convoca a juntas durante todo el día.

Lo primero que debes saber para cambiar la forma en la que estas haciendo tus juntas es saber que hay dos tipos de reuniones:

1. Juntas Normales: En estas reuniones se tocan temas en particular, se explica un proyecto a realizar, se ven avances, resultados o seguimiento de los mismos.
2. Reuniones de Trabajo: En estas reuniones como su nombre lo indica vas a trabajar, proponer ideas, desarrollar puntos en conjunto, aportar a la resolución de un problema, etc.

Lo más común es que las reuniones de trabajo tengan como origen una junta y que se vaya a esas reuniones ya con un trabajo previo hecho, si vas en 0, el resultado será nulo también.

Ya que sabemos lo mal que lo estamos haciendo, vamos a daros un poco de paz, las juntas no son malas, solo hay que saber llevarlas y hacer que sean cortas y efectivas.

Los 10 pasos de juntas efectivas:

1. Debe existir un líder de junta, normalmente el que convoca la junta.
2. Lleva un formato de minuta o plan de trabajo.
3. Delegar a una persona que será la responsable de escribir los acuerdos y actividades derivadas de la junta o reunión de trabajo, rótala siempre, que no se la misma.
4. Si es una reunión inicial de un proyecto y eres el líder, explica el objetivo con claridad y lo que esperas de cada uno de los participantes, si eres miembro del equipo anota todos los detalles y escribe todas tus dudas, para resolverlas antes de que termine la reunión.
5. Si es un reunión de seguimiento o reunión de trabajo, comienza revisando los acuerdos y/o actividades de la reunión anterior, es importante que te comprometas a llevar los avances acordados a la reunión o será una perdida de tiempo para todos.
6. Da libertad de expresión en tus juntas, las mejores ideas salen cuando el equipo sabe que sus ideas son apreciadas y valiosas, con honestidad no aplicaras todas y existirán ideas que apliquen e ideas que no, pero permite que todos aporten, si eres parte del equipo, es tu momento de aportar.
7. Respeta el tiempo, normalmente nos alargamos más en las juntas o reuniones de trabajo porque queremos hacerlo todo en esa reunión, pero eso no pasa, debes de programar las reuniones que sean necesarias de seguimiento con base en la fecha final de entrega de un proyecto, así tengan que ser diarias de 30 minutos para tener visibilidad de como vamos, pero respeta el tiempo, para que los demás puedan avanzar en su día con lo que deben hacer.
8. NO es necesario convocar a todos cada vez, si organizas ten cuidado en solo llamar a las personas con las que vas a tratar algo ese día, si eres parte del equipo no te sientas mal por no ser convocado a todas las juntas, solo se te pedirá tu presencia cuando se requiera ver algunas cosas contigo.
9. Trata en la medida de lo posible de avisar al equipo mínimo con 24 horas antes de la reunión, puede ser que muchos no estén o tuvieran planeado algo, entiendo que en el medio salen muchos temas urgentes cada día, pero que la mayoría de tus juntas sean planeadas.
10. Fuera de la junta, busca un espacio donde te sientes cerca del equipo involucrado, puedes trabajar en conjunto o ponerse de acuerdo en temas en conjunto antes de llegar a la siguiente reunión, eso siempre es bien visto por el líder de equipo y da excelentes resultados.

Se que esta información te serpa de utilidad, pero si solo la sabes tu tal vez el impacto no sea tan grande, comparte esto con todo tu equipo :)

Achievers:

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Cynthia Dorantes.

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